📧 German Mail Structure

Level	What You’re Expected to Do	Typical Task
A1	Write short, simple notes, messages, or forms.	Fill a form, short message (20–30 words).
A2	Write simple connected sentences about familiar topics.	Short letter/email (40–60 words).
B1	Write coherent, structured letters or emails (formal & informal).	Write about a given situation (80–100 words).

A. Betreff (Subject Line)

Keep it short and clear.

Examples:

• Anfrage wegen Reservierung (Inquiry about reservation)
• Bitte um Information (Request for information)
• Beschwerde über Lieferung (Complaint about delivery)

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B. Anrede (Greeting)

Type	Example
Formal (unknown)	Sehr geehrte Damen und Herren,
Formal (known)	Sehr geehrte Frau Müller, / Sehr geehrter Herr Schmidt,
Informal	Hallo Thomas, / Liebe Anna,

Rules:

• No comma after the greeting.
• Leave one blank line before starting the text.
• Do not capitalize the first word after the greeting unless it’s a noun.

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C. Einleitung (Opening)

Start with a polite reason for writing.

Examples:

• Ich schreibe Ihnen, weil… (I’m writing to you because…)
• Ich möchte mich erkundigen, ob… (I would like to ask whether…)
• Ich habe Ihre Anzeige gelesen und… (I read your ad and…)
• Ich interessiere mich für… (I’m interested in…)

danken: ich danke ihnen für-X-Y-Z

ich danke dir für die Einladung
ich danke euch für die Hilfe

ein+laden: Invite | ich lade -X zu Y ein

Ich lade dich zu meinem Geburstag ein
Wir laden euch zu unserer Party ein
ich lade Sie zu mir ein    

gratulieren: Congrate

ich gratuliere dir tum Geburstag
Wir gratulieren euch
Ich gratuliere Ihnen

an + rufen : Calling

Ich rufe dich heute Abdend an
Er ruft euch an
Wir rufen Sie noch an

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D. Hauptteil (Main Content)

Give your main message, explanation, or request — be polite and clear.

• State the reason

• Add 2–3 details

• Use linking words (weil, aber, deshalb, dann, danach, zum Schluss)

  | Function | Words | |---------------------|-----------------------------------| | Adding | und, auch, außerdem | | Contrasting | aber, trotzdem | | Explaining | weil, denn | | Sequencing | zuerst, dann, danach, zum Schluss | | Condition | wenn, falls | | Reason / Result | deshalb, darum |

Common Writing Situations

Theme	Example Task
Appointment / Invitation	Sie können nicht kommen – sagen Sie warum.
Complaint	Das Hotelzimmer war schmutzig – schreiben Sie eine Beschwerde.
Request / Information	Sie möchten mehr Informationen über einen Kurs.
Apology	Sie sind krank und können nicht teilnehmen.
Thanks / Gratitude	Sie bedanken sich für die Einladung.
Reservation / Booking	Sie möchten ein Zimmer oder Tisch reservieren.
Job / Course application	Sie bewerben sich für einen Kurs oder Arbeitsplatz.

Examples:

• Könnten Sie mir bitte sagen,… --> (Could you please tell me…)
• Ich möchte mich beschweren, weil… --> (I’d like to complain because…)
• Ich möchte fragen, ob… --> (I’d like to ask whether…)
• Ich möchte mich bedanken für… -->(I’d like to thank you for…)

Informal examples:

• Wie geht’s dir? --> (How are you?)
• Hast du am Wochenende Zeit? --> (Do you have time this weekend?)

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E. Schlussteil (Closing)

End with a polite request or final remark.

Examples:

• Ich freue mich auf Ihre Antwort. --> (I look forward to your reply.)
• Vielen Dank im Voraus. --> (Thank you in advance.)
• Bitte bestätigen Sie den Termin. --> (Please confirm the appointment.)
• Schreib mir bald! --> (Write me soon!)

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F Grußformel (Sign-off)

Informal:

• Liebe Grüße --> LG
• Viele Grüße --> VG
• Herzliche Grüße
• Bis bald / Tschüss

Formal:

• Mit freundlichen Grüßen --> Yours Sincerely
• Freundliche Grüße
• Beste Grüße

Formal Advance:

• Es grüßt Sie aus Köln --> Greetings from Cologne
• Mit freundlichen Grüßen aus Berlin --> With best regards from Berlin
• Mit herzlichen Grüßen nach Dresden --> With best regards to Dresden
• Sonnige Grüße aus Westfalen--> Sunny greetings from Westphalia
• Freundliche Grüße aus Stuttgart--> Kind regards from Stuttgart
• Mit den besten Wünschen für ein schönes Wochenende --> With best wishes for a nice weekend
• Bis bald --> Bye for now

Leave one blank line before your name.

Example:

Mit freundlichen Grüßen
Hitesh Sahu

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7. Ort und Datum (for Letters)

(Used in formal letters, not emails)

Top right corner format: Berlin, den 13. November 2025

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TEMPLATE

1️⃣ Begrüßung: Sehr geehrte Frau Müller,

2️⃣ Grund: Ich schreibe Ihnen, weil ich Informationen über ... brauche.

3️⃣ Details: Könnten Sie mir bitte sagen, wann der Kurs beginnt und wie viel er kostet?

4️⃣ Schluss: Vielen Dank im Voraus. Ich freue mich auf Ihre Antwort.

Mit freundlichen Grüßen  
Anna Becker

📧 Example: Formal Email

    **Betreff:** Anfrage wegen eines Termins
    
    Sehr geehrte Frau Meier,  
    ich schreibe Ihnen, weil ich einen Termin für nächste Woche vereinbaren möchte.  
    Könnten Sie mir bitte sagen, wann Sie Zeit haben?  
    Ich freue mich auf Ihre Antwort.
    
    Mit freundlichen Grüßen  
    Hitesh Sahu

💬 Example: Informal Email

    **Betreff:** Party am Wochenende
    
    Hallo Jonas,  
    wie geht’s? Ich wollte dich fragen, ob du am Samstag Zeit hast.  
    Ich mache eine kleine Party und würde mich freuen, wenn du kommst.
    
    Liebe Grüße  
    Hitesh  

🧩 Grammar Focus Areas

Grammar Point	Why It Matters
Verb position (2nd, final)	Letters often use weil, dass, wenn
Modal verbs (können, müssen, möchten, dürfen, sollen)	For polite requests
Past tense (Perfekt)	For describing experiences
Dative / Accusative	Correct use after prepositions (mit, für, bei, zu)
Adjective endings	Especially in forms (eine neue Wohnung, ein kleiner Hund)
Question forms	For polite questions (Könnten Sie bitte …?)